¿Qué decir para defenderse de la Contraloría en cada fase?
Para defenderse de la Contraloría importa tanto qué decir como cuándo decirlo. Auditoría, predeterminación (glosa, multa u orden de reintegro), resolución, revisión y juicio tienen plazos, destinatarios y objetivos distintos. Los argumentos más sólidos, con su prueba, van desde el inicio; los vicios de la resolución se plantean contra la resolución que los contiene.
El error más frecuente es tratar cada oficio como un hecho aislado: contestar con todo lo que se tiene, sin orden, o no contestar porque todavía no hay un monto. Lo que se escribe en cada fase queda en el expediente y será leído por quien decida en la siguiente.
¿Por qué pensar la defensa por fases?
Porque cada fase alimenta a la siguiente. La predeterminación se construye sobre el informe de auditoría (art. 39 LOCGE). La resolución debe analizar la contestación y valorar las pruebas presentadas (art. 44, Reglamento de Responsabilidades). Y el juez revisa la legalidad de esa resolución.
Además, la prueba tiene su momento. El Reglamento de Responsabilidades dispone que el servidor presente sus elementos probatorios y de descargo junto con su contestación, dentro de los plazos de ley (art. 13, Acuerdo 002-CG-2025).
En consecuencia, defenderse por fases no consiste en guardar argumentos, sino en ordenarlos: qué se dice, en qué fase, frente a quién y con qué prueba.
¿Qué plazos tiene cada fase?
| Fase | Qué recibe usted | Plazo | Objetivo de la defensa | Norma |
|---|---|---|---|---|
| Auditoría | Comunicación de resultados provisionales; convocatoria a conferencia final | 10 días calendario para responder los resultados provisionales; 5 días (término) después de la conferencia final | Que el auditor lo excluya del hallazgo | Arts. 22–24, Reglamento LOCGE; arts. 6 y 8, Acuerdo 016-CG-2025 |
| Predeterminación | Oficio de glosa, de multa o destitución, u orden de reintegro | Glosa: 60 días. Multa o destitución: hasta 30 días. Orden de reintegro: 90 días | Desvirtuar los elementos de la responsabilidad con prueba | Arts. 48, 53 LOCGE; art. 28, Reglamento de Responsabilidades |
| Resolución | Resolución que confirma o desvanece | La Contraloría tiene 180 días (glosa) o 60 días (multa o destitución); ambos son fatales | Verificar que responda cada argumento y respete el plazo | Arts. 48 y 56 LOCGE |
| Revisión (opcional) | — | 60 días desde la notificación de la resolución | Corregir errores evidentes o aportar documentos ignorados | Arts. 60, 61 y 64 LOCGE |
| Judicial | — | El término de la ley procesal | Control de legalidad de la resolución | Arts. 69 y 70 LOCGE |
¿Qué decir durante la auditoría?
Que usted no es la causa de la falta que el auditor describe. En esta fase no conviene discutir el hallazgo, sino mostrar, con el propio texto del comunicado de resultados, por qué no debe atribuírsele a usted.
Explicamos esta fase en detalle en cómo responder a los resultados provisionales de Contraloría.
¿Qué decir al contestar la predeterminación?
Lo más sólido primero, y cada argumento con su prueba. Un argumento sólido se apoya en el texto de la norma o en algo que el propio oficio reconoce: «el propio oficio señala que…».
Separe en un apartado propio las violaciones al debido proceso, para que no diluyan los argumentos de fondo. Y discuta cada instrumento con sus propios elementos: en la defensa frente a glosas de Contraloría, el centro del debate es el perjuicio; en la multa, el incumplimiento atribuido. El procedimiento de la glosa lo explicamos en qué es una glosa de Contraloría y cómo contestarla.
Estas son cinco defensas que la Corte Nacional de Justicia ha acogido en casos concretos:
- Multa sin motivación de la cuantía. La multa va de 1 a 20 remuneraciones básicas, y la Contraloría debe graduarla según criterios legales: la acción u omisión, la jerarquía, la gravedad, los recursos comprometidos y la reincidencia (art. 46 LOCGE). Si no explica por qué escogió ese monto, la sanción puede anularse (Carrasco Moscoso, juicio 17811-2018-00804).
- Solidaridad con personas de otros períodos. La responsabilidad solidaria exige coautoría del mismo hecho (art. 44 LOCGE). No se puede «heredar» responsabilidad de quien ocupó el cargo antes (Monsalve Merchán, Resolución 61-2013, juicio 2009-0479).
- Glosa sin perjuicio económico. Si el bien o servicio contratado se recibió, la Contraloría debe probar que existe un perjuicio; sin esa prueba, la glosa no se sostiene (Cabrera Torres, juicio 17811-2016-01189).
- Instrumento equivocado. La orden de reintegro solo procede ante un pago indebido; otros perjuicios se tramitan por glosa (Guano Conrado, juicio 17811-2016-01267). Lo explicamos en glosa u orden de reintegro: diferencias.
- Falta de nexo causal. Aun probado el perjuicio, la Contraloría debe demostrar que la acción u omisión de esa persona lo causó (Cox Sanmiguel, juicio 166-2013).
A estas se suma una revisión que nunca sobra: si la Contraloría está dentro de los plazos que la ley le impone. Lo tratamos en las tres formas de caducidad.
¿Qué revisar cuando llega la resolución?
Si la resolución responde, uno por uno, a los argumentos y pruebas que usted presentó. El Reglamento exige que incluya una síntesis de la contestación y una valoración de las pruebas conforme a la sana crítica (art. 44, Reglamento de Responsabilidades).
Revise también la fecha. La Corte Nacional declaró fatales el plazo de 180 días para resolver la glosa (Resolución No. 12-2021) y el de 60 días para resolver la multa o la destitución (Resolución No. 13-2024). Una resolución tardía es nula.
Frente a la resolución que confirma una glosa, usted puede interponer el recurso de revisión. No es requisito para demandar (art. 62 LOCGE), y sus causales son cerradas: error evidente de hecho o de derecho, documentos ignorados al resolver, documentos falsos y actos delictivos de servidores de la Contraloría (art. 60 LOCGE).
¿Qué cambia ante el Tribunal Contencioso Administrativo?
El juez no repite el examen de la Contraloría: controla la legalidad de su resolución. Por eso la pregunta central cambia. Ya no es solo si usted tenía razón, sino si la Contraloría respondió a lo que usted planteó con una motivación suficiente.
La Corte Constitucional fijó el estándar para examinar la motivación en la sentencia 1158-17-EP/21, incluida la incoherencia lógica y decisional. Si la resolución afirma un hecho que contradice su propia conclusión, o no responde un argumento relevante, esa falla es el vicio que se lleva al juez.
Aquí se ve el valor de las fases anteriores. Un argumento bien planteado y mal respondido en sede administrativa es, ante el juez, la prueba del defecto de la resolución.
Sobre el cobro: la Contraloría solo puede iniciar la coactiva sobre resoluciones ejecutoriadas (arts. 58 y 63 LOCGE). Si verifica que se presentó una demanda, espera la sentencia ejecutoriada, salvo que pase un año sin que se la cite (art. 11, Acuerdo 007-CG-2026). Tenga presente que, si la responsabilidad se confirma, los intereses corren desde la fecha del perjuicio (art. 84 LOCGE).
¿Qué pasos seguir al recibir un oficio de la Contraloría?
- Identifique la fase en que se encuentra y el plazo que corre.
- Lea el documento completo, incluidas las competencias y normas que cita.
- Ordene sus argumentos por solidez: primero los que se apoyan en la norma o en lo que el propio oficio reconoce.
- Asocie cada argumento a su prueba y preséntela dentro del plazo.
- Separe los argumentos de fondo de las violaciones al debido proceso.
- Conserve cada oficio, contestación y resolución con su fecha de notificación: son la base para controlar los plazos fatales y la motivación ante el juez.
Preguntas frecuentes
¿Debo presentar todos mis argumentos desde la primera respuesta?
Debe presentar, con su prueba, los que sostienen su defensa. Lo que conviene evitar es una contestación sin jerarquía, donde los argumentos débiles diluyen a los sólidos. Los vicios propios de la resolución, en cambio, solo pueden plantearse cuando la resolución existe.
Si no contesté en sede administrativa, ¿puedo demandar?
Sí. La resolución que establece la responsabilidad es impugnable ante el Tribunal (art. 69 LOCGE). Pero habrá perdido la oportunidad de que la Contraloría valore su prueba y de construir el expediente que el juez revisará.
¿La demanda detiene el cobro?
Si la Contraloría verifica que existe una demanda, espera la sentencia ejecutoriada para iniciar la coactiva, salvo que transcurra un año sin que se la cite (art. 11, Acuerdo 007-CG-2026). Por eso importa no solo presentar la demanda, sino impulsar la citación.
¿Los intereses siguen corriendo mientras me defiendo?
Si la responsabilidad se confirma, sí: los valores devengan intereses a la tasa máxima convencional desde la fecha del perjuicio hasta la recaudación (art. 84 LOCGE).
Este artículo explica el procedimiento general y no constituye asesoría sobre un caso concreto. Si recibió un oficio de la Contraloría, agende una consulta en línea o conozca nuestro servicio para glosas de Contraloría.
Andrés Moreta — Abogado experto en Derecho Administrativo
Última revisión: 5 de noviembre de 2026